Fattura elettronica: cos’è e come funziona? Guida Agenzia delle Entrate

In questa guida cercheremo di comprendere in maniera breve e sintetica come funziona la fattura elettronica. Lo faremo analizzando anche il video dell’Agenzia delle Entrate che spiega come fare per emetterla, inviarla e conservarla.

Cos’è la fattura elettronica? Come funziona?

Prima di procedere oltre è indispensabile chiarire quelle che sono le differenze che intercorrono tra la fattura elettronica e la fattura di carta. Per caratteristiche, la fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, per due importanti aspetti:

• Deve essere necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone;
• Deve essere trasmessa solo e soltanto tramite formato elettronico al cliente con sistema di Interscambio (SdI).

Cos’è il SdI?

L’SDI lo possiamo considerare come una sorta di postino digitale il quale svolge i seguenti compiti di verifica:

• La fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali;
• L’indirizzo telematico o “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura;
• Che la partita Iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva o Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.

Nel caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio non fa altro che consegnare in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando anche tramite ricevuta di recapito a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.

In breve, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono quelli che oggi sono riportati all’interno della fattura cartacea. A questo si aggiunge l’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.

SDI: caratteristiche

Resta valida la regola che consente di predisporre la c.d. “fattura (elettronica) differita”, ovvero l’emissione della fattura entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. Questo avviene nel rispetto delle disposizioni previste dall’articolo 21, comma 4 lett. a), del Dpr n. 633/72.

Dal punto di vista operativo, invece, si deve notare che questa disposizione consente all’utente di avere maggior tempo al fine di predisporre e trasmettere al SdI la fattura elettronica. Resta confermato, invece, l’obbligo di rilasciare al cliente al momento dell’operazione un documento di trasporto o un documento equipollente anche su carta.

Come funziona la fattura elettronica tra privati?

A questo punto non ci resta che dare una risposta concreta al funzionamento della fattura elettronica; lo faremo rispondendo a queste semplici domande:

• Come funziona la fattura elettronica fra privati?
• Quando entrerà in vigore?

Secondo quanto stabilito dalla Legge, la fattura elettronica entrerà in vigore per tutti il 1° gennaio 2019.

Per questo motivo riteniamo indispensabili farsi trovare pronti; come fare? Comprendendo bene di cosa si tratta. E’ anche indispensabile conoscere bene la normativa come anche affidarsi ad un professionista che essendo tale sappia bene la materia e ci possa garantire sicurezza e affidabilità al fine anche di evitare errori nella fase di fatturazione elettronica.

Allo stesso tempo si deve comprendere bene cos’è e come funziona la e-fattura al fine di evitare errori che poi non si possono più riparare.

Fattura elettronica obbligatoria: quando entra in vigore per i privati?

Secondo quanto stabilito dalla Legge, a partire dal 1° Gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, devono essere effettuate solo e soltanto tramite fatture elettroniche. La legge però prevede anche delle eccezioni e degli esoneri, che in seguito analizzeremo.

Secondo quanto stabilito dall’Agenzia delle Entrate vi è una quantità di materiale reperibile sul sito a riguardo proprio della fattura elettronica b2b.

Fattura elettronica agenzia entrate: Guida PDF

Non ci dilungheremo a spiegare passo per passo come fare per impostare una fattura elettronica, ma vi consigliamo di scaricare la Guida e tenerla sempre a portata di mano. Qui sono riportate in forma ufficiale tutte le informazioni utili al fine di prepararsi all’obbligo che scatterà dal 1° gennaio 2019.

All’interno della guida sono analizzati i seguenti punti:

• Chi sono i soggetti interessati;
• Chi sono i soggetti esclusi dalle nuove regole;
• Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica;
• Quali sono i servizi gratuiti offerti all’interno dell’area tematica Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia.

>>Clicca qui per scaricare in formato PDF la Guida Fattura Elettronica Agenzia dell’Entrate>>

Fattura elettronica esempio di come funziona. Video guida Agenzia delle Entrate

Come è possibile notare dal video pubblicato direttamente all’interno del canale Ufficiale dell’Agenzia delle Entrate, ci viene illustrato in maniera chiara e semplice come funziona la Fattura Elettronica e quelli che sono i vantaggi del sistema per la fatturazione elettronica.

Il video-tutorial spiega anche come fare per:

1. Emetterla;
2. Inviarla;
3. Conservarla;
4. Generare il QRCode necessario per il suo funzionamento.

Per qualsiasi dubbio sulla Fatturazione Elettronica è sempre consigliabile chiedere assistenza consultando l’apposita sezione del sito www.agenziaentrate.gov.it o chiamando il numero verde Agenzia delle Entrate.

Fattura Elettronica: Vantaggi

Abbiamo detto che dal 1° Gennaio 2019 entrerà in vigore l’obbligo della fattura elettronica (B2B che significa Business to Business) tra privati.

La fatturazione elettronica è stata introdotta per la prima volta in Italia a partire dal 6 giugno 2014. In origine l’obbligo di fatturare elettronicamente riguardava solo e soltanto i rapporti tra le imprese ed i professionisti nei confronti delle pubbliche amministrazioni. Dal 1° Gennaio 2019, invece, viene estesa alla quasi totalità dei titolari di Partita Iva.

La Fattura elettronica o e-fattura, come viene comunemente chiamata, è stata introdotta con un duplice scopo:

1. Eliminare l’evasione fiscale;
2. Dematerializzare le fatture.

Per tale motivo possiamo dire che si tratta di un’opportunità unica la quale permetterà di organizzare al meglio la propria attività, ricevendo un flusso ordinato di informazioni. Sono previsti anche dei benefici che riguardano essenzialmente automazione, velocizzazione e correttezza, nella registrazione dei dati.

Tutti gli errori umani saranno per tale motivo ridotti al minimo, come anche il lavoro di Data Entry nella registrazione della contabilità, sarà ridotto notevolmente.

Fattura Elettronica: chi sono i soggetti coinvolti?

Attualmente i soggetti coinvolti, quando si parla di fattura elettronica sono:

• Emittente;
• Ricevente;

Entrambi i soggetti non devono far altro che consegnarla al proprio contabile il quale ne effettuerà la registrazione ai fini fiscali. Tutti i soggetti registrano manualmente la fattura. Grazie alla fattura elettronica invece questo processo non sarà più necessario in quanto chi la emette, la trasmette agli altri che la riceveranno e la inseriranno nella propria contabilità digitalmente.

Fattura elettronica tra privati: come funziona il sistema di interscambio?

Il sistema di invio e di ricezioni funziona attraverso un sistema di interscambio. Il soggetto che emette la fattura dovrà firmarla ed inviarla tramite SDI. Questo provvederà in seguito a far pervenire la fattura al destinatario. Il sistema funziona esclusivamente tramite la rete di internet. In pratica possiamo dire che si tratta di una delle novità assoluta; per altro l’Italia è il primo paese Europeo ad introdurla per la quasi totalità dei soggetti titolari di Partita Iva.

A bene vedere questa novità prometterà lo snellimento legato agli adempimenti fiscali, anche se in questa fase iniziale ci sono dei dubbi (anche abbastanza seri) legati alle incertezze degli operatori.

Fattura elettronica: cosa devono fare i possessori di partita IVA?

Tutti i soggetti possessori di partita IVA devono adempiere ai seguenti compiti:

1. Dotarsi di un software idoneo all’invio e alla ricezione di queste fatture;
2. Fare una convenzione per la conservazione;
3. Procurarsi il codice identificativo, che nella maggior parte dei casi è a cura delle software house;
4. Indicare nel proprio cassetto fiscale il codice identificativo o la Pec dove far pervenire le fatture.

Le fatture vengono generate in formato XML.

Si tratta di un formato standard stabilito dalla legge. In questo modo, tutti i soggetti che ricevono lo possono registrare in modo facile in quanto il sistemo lo farà in modo telematico. Non c’è alcun bisogno di stampare materialmente la fattura.

In questo modo non solo si ridurranno i costi per la stampa e la spedizione, ma non si avranno più neanche archivi ingombranti. Questo sistema prevede anche l’abolizione dello spesometro e non ci sarà più la necessità di annotarle presso il registro acquisti.

Fattura elettronica: soggetti esclusi

Non tutti i possessori di Partita Iva, però, sono obbligati ad emettere la fattura elettronica b2b. ci sono dei soggetti esclusi da questo adempimento e come tale sono esclusi dall’obbligo dell’emissione della fatturazione elettronica i possessori di Partita Iva che rientrano in una delle seguenti categorie:

• Regime di vantaggio: sono i soggetti che si avvalgono del espresso all’art. 27 co.1 e 2 del DL 98/2011;
• Regime Forfettario: sono i soggetti che si avvalgono del regime di cui all’art. 1 co. 54 -89 della L. 190/2014;
• Agricoltori in regime speciale secondo quanto riportato dall’articolo 34, comma 6 del Dpr 633/72;
• Le imprese che effettuano operazioni di cessioni di beni e prestazione e servizi rese nei confronti dei non residenti (comunitari ed extra comunitari).

Attenzione: I soggetti su descritti, sono esclusi dall’emissione in formato elettronico, ma si devono dotare di un sistema per la ricezione delle fatture di acquisto.

Fattura elettronica: cosa devono fare i soggetti esclusi?

Secondo quanto previsto dall’Agenzia delle Entrate, il provvedimento n. 89757/2018 disciplina come comportarsi con chi applica il regime di vantaggio e il regime forfettario. In questo caso si precisa che:

• Si deve inserire il codice convenzionale “0000000” nel caso in cui il soggetto cessionario/committente sia un soggetto passivo e come tale rientrante in una delle seguenti categorie:
  • Regime di vantaggio;
  • Soggetto passivo che applica il regime forfettario;
  • Produttore agricolo.

In questo caso, il SdI recapita la fattura elettronica al cessionario/committente. Essa viene resa disponibile all’interno della sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate. E’ inoltre resa disponibile al cedente/prestatore tramite un duplicato informatico secondo quanto disposto al punto a) del provvedimento.

Il cedente/prestatore è tenuto tempestivamente a comunicare al cessionario/committente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate. Questa comunicazione viene effettuata mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica.

Si deve stabilire se si vuole ricevere la fattura elettronica tramite la propria Pec o utilizzare dei canali telematici, oppure delegare un soggetto terzo per la ricezione. Questa scelta deve essere comunicata al fornitore, al quale deve essere indicata anche la scelta del proprio cassetto fiscale.

Per fare questa operazione basta accedere nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate, andare nella sezione per la fattura elettronica ed effettuare la registrazione del proprio indirizzo telematico.

Fattura elettronica – esonero: fattura passiva e attiva. Cosa sono?

A questo punto non ci resta da fare che identificare la differenza tra le fatture attive e le fatture passive. Da un lato vi è l’esonero dell’emissione e la possibilità di emetterle nella forma tradizionale. Dall’altro lato, invece, le fatture passive sono ritirate in formato analogico o in formato elettronico, tramite recupero dall’area riservata presente all’interno della propria sezione dell’Agenzia delle Entrate.

E’ possibile anche riceverla tramite il canale scelto ed indicato nell’area riservata dell’AdE. Al momento vi è però l’obbligo di conservarle elettronicamente per 10 anni. Questo deve avvenire attraverso operatori abilitati, i quali effettuano il servizio dietro corrispettivo pagamento.

L’Agenzia delle Entrate, mette a disposizione gratuitamente il servizio di conservazione. Quello che si deve fare è effettuare una semplice registrazione per aderire al servizio. Ricordiamo infine che i soggetti forfettari e minimi ammessi ai regimi agevolati continueranno a emettere le fatture elettroniche solo nei confronti della pubblica amministrazione secondo quanto sancito dall’art. 1 comma 209 della L. 244/2007.

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